Come ottimizzare lo Smart Working: consigli per il lavoro da remoto

Il 4 maggio 2020 si è aperta ufficialmente la Fase 2 della quarantena imposta dalla pandemia da Coronavirus. Così, lentamente, l’Italia ha ricominciato a marciare, seppur a ritmi rallentati. Per tante attività che riprendono piede, però, ce ne sono tantissime altre che dovranno attendere ancora prima di poter tornare alla normalità. Nel frattempo, lo smart working resta in molti casi non solo un’alternativa funzionale ad arginare la paralisi economica, ma persino l’unica praticabile. Siamo però una nazione affatto abituata a gestire il lavoro da remoto e, sovente, abituarsi al cambiamento risulta per i professionisti molto complicato. Ecco allora un guida su come ottimizzare lo smart working dal punto di vista organizzativo e psicologico.

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1. Spostare il focus: il risultato prima delle tempistiche

Questo è un consiglio che torna utile al dipendente e, ancora di più, al manager chiamato ad amministrare le attività: se eravate abituati a gestire il lavoro all’interno delle classiche
otto ore lavorative, è evidente che la mancanza di un luogo fisico in cui espletarle rende necessaria una riconfigurazione degli schemi mentali. Questo è il momento ideale per cambiare approccio, smettendo di pensare alle proprie giornate lavorative in relazione al tempo e iniziare a organizzarsi in relazione ai task da svolgere. Sei riuscito a portare a termini gli obiettivi prefissati in meno di otto ore? Bene! Sei andato lungo con i tempi? Vuol dire che hai bisogno di apprendere come gestire in modo più funzionale la tua giornata di lavoro!

2. Una pianificazione mirata

Il che ci porta al punto numero 2 della nostra guida sullo smart working: lavorare da casa può essere disorientante e mantenere la concentrazione complicato. Per ovviare agli inevitabili problemi di gestione ottimale del proprio tempo, la cosa migliore da fare è pianificare la propria settimana di lavoro in modo specifico e mirato. Definire in anticipo gli impegni e le scadenze settimanali, infatti, è la soluzione ideale per non perdere la bussola ed è anche una modalità intelligente di mantenere alte le motivazioni e non andare fuori binario. Provare per credere!

3. Attrezzarsi del necessario

È inutile fare finta di niente: il remote working è differente dal lavoro in ufficio, questo è evidente. Ciò significa che diventa necessario attrezzarsi di tutto il necessario per gestire il proprio lavoro. Certamente, è cruciale gestire in modo adeguato la comunicazione con il proprio team, il proprio coordinatore o il cliente e, in questo caso, non si può prescindere da una connessione internet efficace e da piattaforme di comunicazione per connettersi con i propri referenti. Un’altra necessità è quella di avere a disposizione dati, informazioni, file e tutto ciò che occorre per portare avanti il proprio lavoro; perciò, le aziende devono essere capaci di organizzarsi tramite cloud, spazi virtuali condivisi in cui ogni dipendente può accedere a ogni genere di documentazione di cui ha bisogno, a portata di click. Qui, per forza di cose, occorre anche badare bene a un adeguato protocollo di sicurezza, in modo che i propri documenti possano essere messi al riparo da attacchi informatici.

4. Gestire lo stress

Lavorare da casa non deve essere sinonimo di maggiore disponibilità in termini di orari. Non è giusto chiedere a un lavoratore uno sforzo maggiore di quello per cui viene pagato e occorre inoltre comprendere che, in queste condizioni, diventa molto facile incorrere in stati di ansia e stress. Meglio dunque dimostrare una certa elasticità nella gestione dei tempi, concedere la giusta quantità di pause, durante le quali il collaboratore possa dimenticarsi del PC e allentare la tensione. Anche il costante monitoraggio della presenza del dipendente online può rivelarsi una minaccia, utile solo a demotivare il professionista e a privarlo della serenità necessaria a svolgere i propri compiti. Ad un certo orario, le attività di lavoro devono quindi cessare.

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5. Il lavoro è lavoro

D’altra parte, lavorare da casa non deve certo diventare sinonimo di fare ciò che si vuole! Le ore di lavoro devono essere affrontate con serietà; occorre dunque evitare qualunque forma di distrazione: meglio organizzare la propria postazione di lavoro in una stanza isolata della casa e rimandare qualunque tipo di commissione extra al di fuori dell’orario di lavoro. Serve il giusto equilibrio tra buon senso e responsabilità!

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